Wie schaffen Sie Besprechungen, die kurz sind, in denen Ergebnisse erzielt werden und alle zu Wort kommen?
In diesem Video geht es um effiziente Meetings. Nach der Klärung der Frage, was überhaupt ein effizientes Meeting ist, gehe ich auf die Vorbereitung mit Agenda, Teilnehmerkreis und Zielsetzung ein. Ab Minute 9 finden Sie Impulse, wie die Moderation verbessert werden kann. Und ab Minute 16 gibt es einen konkreten Ablauf für ein wöchentliches Meeting.
Was ist überhaupt ein effizientes Meeting?
Das ist ein Meeting,
- das schnell geht,
- in dem alle Punkte drankommen,
- in dem Ergebnisse erzielt werden, wenn Ergebnisse erzielt werden sollen
- und in dem auch ein guter wertschätzende Umgang gepflegt wird
- jeder kommt zu Wort kommt und kann einen wertvollen Beitrag leisten
Agenda
Für die meisten Meetings gibt es eine Agenda, die im Vorfeld schon bekannt gegeben wird. Stimmen Sie die Agenda im Vorfeld mit den Teilnehmern ab.
Eine andere Möglichkeit ist, eine Agenda im Meeting zu machen. Dies ist z.B. für wöchentliche Besprechungen sinnvoll. Mehr dazu in den 5 Schritten
Ziel
Definieren Sie das Ziel: Was ist das ziel dieser Besprechung?
Soll ein Überblick geschaffen werden?
Sollen alle auf einem gemeinsamen Informationsstand kommen?
Soll eine ToDo-Liste erstellt werden: Wer macht was bis wann?
Soll ein ganz konkretes Problem gelöst werden?
Oder ist das Thema Teambildung?
Vielleicht sagen Sie jetzt Teambildung passt doch nicht in eine Besprechung. Da stimme ich Ihnen 100 % zu. Und dennoch spielt zumindest bei einer Besprechung, in der Menschen zum ersten Mal zusammenkommen immer das gegenseitige Kennenlernen eine wichtige Rolle.
Wenn Sie es beeinflussen können, dann mischen sie nicht Ergebnisse mit Teambildung. Dafür gibt es andere Formate.
Ich habe schon erlebt, dass Ergebnisorientierung und Teambildung vermischt wurden. Das wirkt kontraproduktiv.
Teilnehmerkreis
Welchen Teilnehmerkreis laden Sie ein?
So wenig wie möglich und so viele wie nötig?
Fragen Sie sich: wer kann zu dem Thema, zu der Zielsetzung einen guten Beitrag leisten? Wer muss dabei sein? Wer ist beteiligt oder betroffen?
Eine Alternative hat z.B. das SysTelios Gesundheitszentrum gefunden. Das SysTelios Gesundheitszentrum arbeitet mit Selbstorganisation. Anfangs waren alle Mitarbeiter in den Besprechungen über die Organisation der Selbstorganisation dabei. Nach einer Weile wurde eine Gruppe ausgewählt, um an Organisationsthemen zu arbeiten. Die anderen dürfen dennoch teilnehmen. Es gibt einen inneren und einen äußeren Kreis. Im inneren Kreis sitzen die gewählten und im äußeren Kreis dürfen andere dazu kommen. Sollte eine Teilnehmerin aus dem äußeren Kreis ein Anliegen oder einen Beitrag haben, wechselt sie in den inneren Kreis.
Das ist eine schöne Lösung. In welcher Art von Besprechung könnten Sie diese Idee verwenden?
Moderation
Die Moderation ist in vielen Besprechungen ein Schwachpunkt. Warum ist das so?
Was hindert uns daran, zu moderieren?
Zum einen hängt das mit unseren Benimmregeln und unserer Erziehung zusammen. Wir wissen alle: Man unterbricht andere nicht!
Das wirkt auch in Besprechungen. Wenn da ein Teilnehmer lang und breit redet, fällt es oft schwer, den anderen zu unterbrechen.
Was kann helfen, dass die Moderation funktioniert?
Das sind drei Punkte:
- Benennen sie explizit zu Beginn des Meetings einen Moderator.
Damit geben Sie der Moderatorin die Erlaubnis zu unterbrechen und Struktur in die Besprechung zu bringen.
Diese Rolle muss nicht immer die gleiche Teilnehmerin haben. Gerade bei einem wöchentlichen Meeting kann das leicht durchwechseln.
So geben sie jedem Teilnehmer, jeder Teilnehmerin die Chance Moderation zu üben. Sie lernen unterschiedliche Vorgehensweisen kennen und können so immer besser werden.
- Definieren Sie Regeln
Das muss nicht in jedem Meeting sein, aber wenigstens im ersten Treffen. Und machen Sie die Regeln für alle sichtbar. Die Regeln sollten Sie auf jeden Fall gemeinsam beschließen. Es gibt sehr viele Möglichkeiten für Regeln.
Wie gehen wir um mit Handy, Tablet & Co um? Lassen wir die Verwendung zu oder nicht?
Wie dokumentieren Sie die Ergebnisse? Live für alle sichtbar am Beamer, Whiteboard oder Flipchart?
Wie wichtig ist Ihnen ein wertschätzender Umgang? Zuhören, Aussprechen lassen, Kritik
Haben Sie eine bestimmte Struktur für die Moderation?
…
Definieren Sie in der Gruppe die wichtigsten Regeln. Die Regeln dürfen sich von Besprechung zu Besprechung weiter entwickeln. Dazu weiter unten noch in den 5 Schritten.
Die Regeln erleichtern die Aufgabe der Moderatorin.
- Üben Sie
Wann immer Sie Gelegenheit haben zu üben, tun Sie es. Sei es in einem Workshop in einer Weiterbildung, in wöchentlichen Besprechungen…
In unregelmäßigen Abständen führe ich Gespräche mit interessanten Menschen, die einen Beitrag rund um das Thema wertschätzende Unternehmenskultur leisten können. Hast du Interesse, darüber informiert zu werden, sobald ein neues Interview oder spannender Beitrag zu diesem Themenbereich veröffentlicht wird?
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5 Schritte für ein wöchentliches Meeting
Diese fünf Schritte kommen – ein bisschen angepasst – aus Holacracy. Das ist ein Organisationsmodell, das ohne Führungskräfte arbeitet. Nehmen Sie diese 5 Schritte als Inspiration. Picken Sie das heraus, was Sie anspricht und bauen es in Ihre nächste Besprechung mit ein.
1. Check-in
Vielleicht kennen Sie es auch unter dem Begriff Blitzlicht. Jede TeilnehmerIn sagt in einem Satz, was gerade noch ihre Aufmerksamkeit bindet. Da kommt vielleicht eine Teilnehmerin gerade aus anstrengenden Verhandlungen. Eine andere war gerade in der Produktentwicklung und hat an einem Problem getüftelt und der nächste hat Kopfschmerzen.
Das schafft Verständnis und hilft beim Ankommen und vielleicht zaubert eine Kollegin eine Kopfschmerztablette aus der Handtasche.
2. Kennzahlen/Projekte/laufende Aufgaben
Bei einem wöchentlichen Meeting geht es ja um den Überblick. Definieren Sie Kennzahlen, die Sie verfolgen wollen. Benennen Sie Projekte, zu denen Sie ein Update haben wollen. Definieren Sie Arbeitsprozesse, die sie verfolgen wollen.
Gehen Sie nur ganz kurz darauf ein – ohne lange Diskussion. Dies ist für den Überblick. Zu jeder Kennzahl, zu jedem Projekt zu jeder laufenden Aufgabe gibt es einen Verantwortlichen, der nur kurz den Stand der Arbeit erklärt. Das kann auch sein: Erledigt!
Damit bekommen Sie sehr schnell einen Überblick.
3. Agenda auf Zuruf
Welche Themen stehen an? Bei Holacracy wird hier nach Spannungen gefragt, das sind Themen, die die aktuelle Arbeit behindern und damit eine Lösung brauchen.
Jede wirft nur ein Stichwort ein. Das muss bei der Bildung der Agenda nicht lange erklärt werden. Ein Wort genügt, z.B. Mailing, Internetauftritt, Produkt XYZ, Kunde ABC
Eine kurze Abfrage, ob ein Thema vorgezogen werden sollte. Wenn nein, arbeiten Sie Punkt für Punkt in der Reihenfolge der Nennung ab
4. Punkt für Punkt bearbeiten.
Auch hierfür gibt es eine Reihenfolge. Prüfen Sie, ob diese Vorgehensweise auf Ihre Agenda-Punkte passt:
- Vorschlag oder Frage: Die Teilnehmerin, die den Agendapunkt genannt hat, erklärt ihr Anliegen und macht einen Vorschlag oder stellt eine Frage.
- Verständnisfragen. Alle Teilnehmer haben der Reihe nach die Möglichkeit Verständnisfragen zu klären – ohne Diskussion
- Anpassung des Vorschlags.
- Einwände. Wieder haben alle Teilnehmer der Reihe nach die Möglichkeit Einwände einzubringen. Holacracy ist sehr streng, was die zulässigen Einwände betrifft. Mir gefällt die Frage: Is it safe enough to try besonders gut. Das schafft dadurch einen guten Rahmen für neue, kreative Lösungen.
- Am Ende steht die Frage: Ist damit die Spannung, das Problem für die Einreicherin behoben ist.
5. Check-out
Die Besprechung wird mit einem Check-out abgeschlossen. Das verbessert kontinuierlich die Besprechungskultur, denn hier wird genannt, wenn die Moderation zu schwach oder zu streng war oder die Art und Weise, wie miteinander umgegangen wurde nicht in Ordnung war.
Wie stellen Sie sicher, dass Besprechungen effizient und wertschätzend sind?
Welche Struktur verwenden Sie?
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